Whistleblowing - Policy

1. OBIETTIVI E AMBITO DI APPLICAZIONE 

 

Questa politica (di seguito la “Policy”) adottata dalla società Agape srl (di seguito anche “Titolare” o “Società”) stabilisce gli indirizzi generali di sicurezza per gestire le segnalazioni in forma riservata di violazioni o illeciti commessi nell’ambito aziendale o comunque connesso all’attività aziendale (c.d. “Whistleblowing”) e gli standard di protezione per i segnalanti e le persone correlate; questa Policy garantisce i principi di riservatezza, protezione dell’anonimato e divieto di ritorsione, in conformità con le normative nazionali e comunitarie applicabili.

 

Le disposizioni di questa Policy devono essere adottate nelle procedure di gestione delle segnalazioni, che ne individuano e descrivono le modalità operative, senza pregiudicare né limitare in alcun modo il diritto o l’obbligo eventuale di comunicare la segnalazione alle autorità giudiziarie competenti ed in particolare all’ANAC.

 

La presente Policy è destinata e si applica ai dipendenti di Agape srl ma anche a tutti coloro che hanno in corso oppure hanno avuto rapporti giuridici diversi da quelli di lavoro in senso stretto ma che sono entrati in contatto con Agape srl nell’ambito della propria attività lavorativa quali, ad esempio, i collaboratori, i liberi professionisti e i consulenti, i volontari e i tirocinanti, i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

 

La presente Policy è redatta in conformità alle prescrizioni di legge nazionale ed europea ed ai regolamenti che Agape srl è tenuta a rispettare in materia.

 

 

2. PRINCIPI GENERALI 

 

La nostra organizzazione si impegna a rispettare i seguenti principi generali nella gestione del processo di Whistleblowing e richiede che i segnalanti e le altre persone coinvolte li rispettino per quanto di competenza: 

 

• Principio di riservatezza: la Società garantisce la riservatezza dei segnalanti, delle segnalazioni e delle informazioni contenute al loro interno;
• Principio di proporzionalità: le indagini condotte dalla Società sono adeguate, necessarie e commisurate per raggiungere lo scopo delle stesse;
• Principio di imparzialità: l’analisi e il trattamento delle segnalazioni vengono eseguiti senza ricorrere a valutazioni soggettive, indipendentemente dalle opinioni e dagli interessi delle persone responsabili della loro gestione;
• Principio di buona fede: le tutele al segnalante sono applicabili anche nei casi in cui la segnalazione si riveli infondata, qualora sia stata fatta in buona fede (ovvero nel caso in cui il segnalante avesse motivi fondati di ritenere che le informazioni relative alle violazioni fossero vere al momento della segnalazione e che le informazioni rientrassero nell’ambito della Policy); tuttavia nessun segnalante potrà utilizzare  queste tutele per evitare una sanzione disciplinare a proprio carico in caso di segnalazioni false.

 

 

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

 

Sono considerate rilevanti le segnalazioni circostanziate che riguardano violazioni di leggi e regolamenti nazionali ed europei di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, aventi ad oggetto i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali;  sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

 

Pertanto, il whistleblowing non riguarda lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza dell’Ufficio Risorse Umane.

 

 

4. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

 

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire al gestore della segnalazione di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. Le segnalazioni fondate sul sospetto o sul pettegolezzo, non saranno prese in considerazione.

 

 

5. MODALITA’ E GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

 

Agape srl mette a disposizione dei propri dipendenti e collaboratori un applicativo software accessibile attraverso la rete Internet. L’applicativo software garantisce assoluta riservatezza e crittografia dei dati del segnalante e della segnalazione, in quanto accessibile esclusivamente al segnalante ed al soggetto ricevente o gestore delle segnalazioni.

 

Per le segnalazioni in materia di whistleblowing, Agape srl ha designato l’Avvocato consulente della Società quale soggetto incaricato alla ricezione e gestione delle stesse.

 

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze esposte nella segnalazione sono affidate al soggetto Gestore delle segnalazioni, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, ivi compresa la segnalazione alle autorità giudiziarie competenti. A tal fine, il Gestore delle segnalazioni può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di organi di controllo esterni all’Ente/Azienda.

 

 

6. FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER

 

A) Obblighi di riservatezza 

Nell’incoraggiare i destinatari a segnalare tempestivamente qualsiasi violazione, Agape srl garantisce la riservatezza di ciascuna segnalazione e delle informazioni contenute al suo interno, ivi compresa l’identità del segnalante, della/e persona/e segnalata/e, dei facilitatori e di ogni altra persona coinvolta; la Società garantisce anche di dare corso alle segnalazioni in forma anonima, se queste sono vere e fondate, in accordo ai requisiti di legge che consentono l’anonimato del segnalante; Agape srl garantisce che le identità del segnalante e di altre persone coinvolte non saranno comunicate a nessuno al di fuori del gestore delle segnalazioni, tranne i seguenti casi:

• laddove il segnalante abbia fornito il proprio consenso esplicito, oppure abbia intenzionalmente divulgato la propria identità in altri ambiti; 
• quando la comunicazione dell’identità è un obbligo necessario e proporzionato nell’ambito di indagini da parte delle Autorità o di procedimenti giudiziari, ai sensi della normativa applicabile;
• quando le informazioni contenute nelle segnalazioni che costituiscono segreti commerciali non possono essere usate o divulgate per finalità diverse da quelle necessarie per risolvere la segnalazione.

 

B) Divieto di ritorsione nei confronti del whistleblower

Agape srl è ispirata da solidi principi etici e morali e non tollera alcuna forma di minaccia, ritorsione o discriminazione, tentata o effettiva, ai danni dei segnalanti, dei facilitatori, delle persone correlate, ovvero nei confronti di chiunque abbia collaborato alle indagini per comprovare la fondatezza della segnalazione.

La Società fa il possibile per eliminare o compensare gli effetti di qualsiasi ritorsione ai danni dei soggetti sopra menzionati. In particolare, Agape srl si riserva il diritto di intraprendere azioni adeguate contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro i soggetti elencati in precedenza, fatto salvo il diritto delle parti coinvolte di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o segnalato. 

La Società può intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali, nella misura consentita dalla normativa applicabile localmente, a tutela dei propri diritti, dei propri beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque abbia effettuato in mala fede segnalazioni false, infondate od opportunistiche e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio alla persona segnalata o ad altre parti coinvolte nella segnalazione.

 

 

7. RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER

 

La presente Policy lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi degli articoli 368 e 595 del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente Policy, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

 

 

8. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

 

Il Titolare del trattamento dei dati personali rende disponibile ai soggetti interessati un’adeguata e completa informativa privacy relativa al canale usato per effettuare la segnalazione, disponibile su Internet all’indirizzo: https://whistleblowing.agapedesign.it.